Protokoll Vorlage für Besprechungen: kostenlos als Word und PDF

Die Vorlage hat zwei Seiten A4: Kopfdaten mit Teilnehmenden und Verteiler, Tagesordnung, Ergebnisse und Beschlüsse je Tagesordnungspunkt, eine Aufgabenliste mit Wer, Was und Bis wann, offene Fragen, nächster Termin und Unterschriften. Sie passt als Besprechungsprotokoll, als Protokoll für die Teamsitzung und für den Jour fixe.

Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. In der Word-Datei sind die Kästchen anklickbar, die Tabellen wachsen beim Schreiben mit. Eine eigene Excel-Fassung gibt es nicht: Die Aufgabenliste lässt sich aber aus Word markieren und in Excel einfügen, wenn Sie Aufgaben dort weiterverfolgen.

PROTOKOLL
Besprechung / Anlass:
Datum:                    Beginn / Ende:
Ort / online:
Leitung:                  Protokoll:
Teilnehmende:
Entschuldigt:
Verteiler:

TAGESORDNUNG
TOP 1:
TOP 2:
TOP 3:

ERGEBNISSE UND BESCHLÜSSE
TOP 1:
  Ergebnis:
  Beschluss:
TOP 2:
  Ergebnis:
  Beschluss:

AUFGABEN (Was / Wer / Bis wann)
1.
2.
3.

OFFENE FRAGEN
-

NÄCHSTER TERMIN
Datum / Uhrzeit:          Ort / online:

Tipp: Markieren Sie den Text und fügen Sie ihn in eine E-Mail, in OneNote, in den Chat der Besprechung oder in ein Word-Dokument ein. Für einen festen Aufbau mit Tabellen nehmen Sie die Word-Datei oben.

Wie schreibt man ein Protokoll, das hinterher jemand liest? Indem es kurz bleibt und jede Aufgabe einen Namen und ein Datum bekommt. Entscheiden Sie zuerst, welche Art von Protokoll Sie brauchen.

Für die meisten Besprechungen im Büro reicht das Ergebnisprotokoll. Diese Punkte gehören in jedes Protokoll:

• Kopfdaten: Anlass, Datum, Beginn und Ende, Ort oder Online-Termin, Leitung, wer protokolliert.
• Teilnehmende: wer da war, wer entschuldigt fehlte, wer das Protokoll bekommt.
• Tagesordnung: die Punkte in der besprochenen Reihenfolge.
• Ergebnisse und Beschlüsse: je Punkt in ein bis drei Sätzen, eindeutig formuliert.
• Aufgaben mit Wer, Was, Bis wann: ein Name statt „das Team“, ein Datum statt „zeitnah“.
• Offene Fragen und nächster Termin.

So gehen Sie vor:

• Vorher: Vorlage mit Kopfdaten und Tagesordnung vorbereiten, offene Aufgaben aus dem letzten Protokoll übernehmen.
• Während der Besprechung: Stichworte je Tagesordnungspunkt, Beschlüsse und Zusagen sofort mit Namen und Termin notieren.
• Direkt danach: ausformulieren, solange alles frisch ist. Im Präsens und sachlich, ohne Wertungen.
• Abstimmen und verschicken: kurz von der Leitung prüfen lassen und am selben Tag an den Verteiler senden.
• Nachhalten: Die Aufgabenliste ist der erste Punkt der nächsten Besprechung.

So sieht ein Ergebnisprotokoll aus, das auf eine Seite passt: Jede Zeile beantwortet eine Frage, die später jemand stellt. Was wurde beschlossen, wer macht es, bis wann.

Mitschreiben und mitdiskutieren gelingt selten gleichzeitig. SpeechToWork nimmt die Besprechung an Ihrem PC auf, Ihr Mikrofon und den Ton aus Teams, Zoom oder Meet, und schreibt danach Transkript und Protokoll: Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichem und Termin, offene Fragen. Also genau die Teile dieser Vorlage, ohne dass jemand tippen muss.

• Ein Bot im Meeting ist nicht nötig. Aufgenommen wird der Ton an Ihrem Rechner, auch bei Besprechungen vor Ort.
• Transkript und Protokoll entstehen lokal auf Ihrem PC. Nichts wird hochgeladen.
• In unserem Test war eine Minute Besprechung in rund neun Sekunden ausgewertet.
• Das Ergebnis liegt als Textdatei vor und lässt sich in die Word-Vorlage oder Ihr Ticketsystem einfügen.

Wichtig: Eine Aufnahme ist nur mit Zustimmung aller Teilnehmenden erlaubt. SpeechToWork erinnert Sie vor jedem Start daran. Mehr dazu auf der Seite KI-Protokoll für Meetings.