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KI im Vertrieb: Die Gesprächsnotiz steht im CRM, bevor Sie losfahren

Im Vertrieb bleibt die Dokumentation liegen, weil der nächste Termin wartet. Mit SpeechToWork erzählen Sie nach dem Gespräch zwei Minuten, was besprochen wurde. Die KI sortiert Anliegen, Eckdaten und nächste Schritte und übergibt die Notiz auf Wunsch an Ihr CRM.

14 Tage kostenlos testen Alle Funktionen

Mann spricht nach einem Telefonat eine Notiz ein

2 minerzählen statt Formular: fertige Gesprächsnotiz mit Aufgaben.
Webhookan n8n, Make oder Ihr CRM, nur an Ihre Adresse.
100 %bleibt auf Ihrem Computer. Nichts wird ins Internet geschickt.

Ein Beispiel

So klingt es. So steht es da.

Sie sagenHab grad mit Herrn Lindner telefoniert, der braucht eine neue Website, Budget um die dreitausendfünfhundert Euro, ich schick ihm bis Freitag ein Angebot.

Im Programm stehtGespräch mit: Herr Lindner, Tischlerei Lindner Anliegen: Neue Website Budget: ca. 3.500 € ☐ Ich: Angebot senden (bis Freitag)

Besuchsbericht und Gesprächsnotiz per Sprache

Wählen Sie den Stil „Gesprächsnotiz“ und erzählen Sie frei: mit wem Sie gesprochen haben, worum es ging, was vereinbart ist. Heraus kommt eine gegliederte Notiz mit Gesprächspartner, Anliegen, Eckdaten wie Budget und Termin sowie einer Aufgabenliste mit Verantwortlichem und Frist.

Die Notiz liegt zusätzlich als Markdown und als strukturierte Datei vor. Einen Besuchsbericht fürs Außendienst-Formular diktieren Sie genauso, direkt ins Feld.

Wie kommen Gesprächsnotizen automatisch ins CRM?

Tragen Sie in den Einstellungen eine Webhook-Adresse ein, etwa von n8n, Make oder Ihrem CRM. SpeechToWork schickt jede Gesprächsnotiz mit ihren Feldern dorthin. Das Automationswerkzeug legt daraus den Eintrag im CRM an. Andere Empfänger gibt es nicht: Die Notiz geht nur an die Adresse, die Sie selbst eintragen.

Antworten und Angebote in der halben Zeit

Anfrage markieren und sagen: „Antworte, dass wir am Dienstag vorbeikommen können.“ Die fertige Antwort liegt in der Zwischenablage.
Nachfass-Mails als Textbaustein: „Angebot nachfassen, Herr Schulze, zwölfter September.“
Kundencalls in Teams, Zoom oder Meet aufnehmen und als Protokoll mit Aufgaben erhalten, ohne Bot im Meeting.
Ton prüfen vor dem Senden: „Klingt das zu hart?“

Ein Chatbot für Ihre Website ist SpeechToWork nicht. Es entlastet die Menschen im Vertrieb und Kundenservice bei allem, was sie schreiben.

Ihr Vorteil

Darum passt SpeechToWork zu dieser Aufgabe.

Notiz statt Formular

Zwei Minuten erzählen, fertig gegliederte Gesprächsnotiz mit Aufgaben und Terminen.

Direkt ins CRM

Per Webhook an n8n, Make oder Ihr CRM. Nur an die Adresse, die Sie festlegen.

Schneller antworten

Anfrage markieren, Stichworte sagen, fertige Antwort im Ton des Kunden.

Datenschutz

Lokal heißt lokal. Ohne Kleingedrucktes.

Spracherkennung und Sprachmodell sind auf Ihrem PC installiert und rechnen dort. Was Sie diktieren, steht danach in Ihrem Programm und sonst nirgends. So funktioniert der Datenweg.

Kein Upload

Audio und Text bleiben auf Ihrem Rechner. Es gibt keinen Server, der mithört, und keinen KI-Anbieter im Hintergrund.

DSGVO ohne Umwege

Kein Dritter verarbeitet Ihre Diktate. Dafür brauchen Sie keinen AV-Vertrag und keine Prüfung von Drittlandtransfers.

Läuft ohne Internet

Nach der Installation arbeitet SpeechToWork offline. Eine Verbindung braucht nur die Lizenzprüfung.

Anwendungsfälle

12 Beispiele für Vertrieb und Außendienst.

So nimmt SpeechToWork Ihnen im Alltag Arbeit ab. Jedes Beispiel funktioniert heute, lokal auf Ihrem Rechner.

Gesprächsnotiz2× tippen, Notiz

Nach dem Telefonat: Notiz statt Formular

CRM · Kontakt

Kontakt: Tischlerei Lindner · Herr Lindner

Gesprächsnotiz

Sie sagenHab grad mit Herrn Lindner telefoniert, der braucht eine neue Website, Budget um die 3.500 Euro …

Gespräch mit: Herr Lindner Anliegen: Neue Website Budget: ca. 3.500 € ☐ Ich: Angebot bis Freitag

Fertig

Vertrieb und Kundenservice
Agentur und Beratung
Immobilien

Gesprächsnotiz2× tippen, Notiz

Telefonnotiz direkt ins CRM

CRM · Kontakt

Kontakt: Frau Keller · Keller & Partner

Gesprächsnotiz

Sie sagenKurzer Anruf von Frau Keller, sie will das Angebot bis Montag, Budget so zwölftausend Euro.

Gespräch mit: Frau Keller Anliegen: Angebot Budget: ca. 12.000 € ☐ Ich: Angebot senden (bis Montag) → an Ihr CRM übergeben

Fertig

Vertrieb und Kundenservice
Agentur und Beratung

AntwortenNachricht markieren, Taste halten

Antwort auf eine Kundenanfrage

Outlook · Posteingang

VonKlaus Werner

BetreffHeizung ansehen?

Guten Tag, können Sie sich unsere Heizung diese Woche noch ansehen? Viele Grüße, Klaus Werner

Sie sagenAntworte, dass wir am Dienstag kommen und die Anfahrt 45 Euro kostet.

Fertig

Vertrieb und Kundenservice
Büro und Verwaltung
Handwerk und Bau

Markierten Text bearbeitenText markieren, Taste halten

Beschwerde freundlich beantworten

Word · Entwurf.docx

Das lässt sich so leider nicht mehr umsetzen. Könnten Sie uns Änderungen künftig etwas früher mitteilen?

Sie sagenMach das freundlicher.

Fertig

Vertrieb und Kundenservice
Büro und Verwaltung

DiktierenAufnahmetaste halten

Angebotstext in Stichpunkten

Word · Angebot.docx

Sie sagenKonzept und Gestaltung, dann Umsetzung von fünf Seiten und zum Schluss eine Einweisung vor Ort.

- Konzept und Gestaltung - Umsetzung von fünf Seiten - Einweisung vor Ort

Fertig

Vertrieb und Kundenservice
Agentur und Beratung
Handwerk und Bau

DiktierenAufnahmetaste halten

E-Mail beantworten, während Sie noch lesen

Outlook · Neue Nachricht

Anschneider@kundin.de

BetreffAW: Ihre Unterlagen

Sie sagenHallo Frau Schneider, äh die Unterlagen sind da, ich melde mich bis Mittwoch, nein, bis Donnerstag.

Hallo Frau Schneider, die Unterlagen sind da. Ich melde mich bis Donnerstag.

Fertig

Büro und Verwaltung
Vertrieb und Kundenservice
Geschäftsführung

Nachricht verfassenAufnahmetaste halten

Aus einem Satz wird eine fertige E-Mail

Outlook · Neue Nachricht

Anp.hannes@hannes-bau.de

BetreffVerträge

Sie sagenSchreib Herrn Hannes, dass er die Verträge unterschreiben und bis Freitag zurückschicken soll.

Hallo Herr Hannes, bitte unterschreiben Sie die Verträge und schicken Sie sie bis Freitag an uns zurück. Viele Grüße

Fertig

Büro und Verwaltung
Vertrieb und Kundenservice
Agentur und Beratung

Zusammenfassen und fragenText markieren, Taste halten

Zu harsch? Vor dem Senden fragen

Outlook · Posteingang

Anbuchhaltung@kunde.de

BetreffOffene Rechnung 2026-117

Wie schon dreimal gesagt: Die Rechnung ist seit zwei Wochen überfällig.

Sie sagenKlingt das zu hart?

Fertig

Büro und Verwaltung
Vertrieb und Kundenservice
Geschäftsführung

TextbausteineAuslöser sprechen

Wiederkehrende Texte auf Zuruf

Outlook · Neue Nachricht

Anm.schulze@schulze-gmbh.de

BetreffUnser Angebot vom 12. September

Sie sagenAngebot nachfassen, Herr Schulze, zwölfter September.

Guten Tag Herr Schulze, zu unserem Angebot vom 12. September wollte ich kurz nachfragen, ob noch Fragen offen sind.

Fertig

Büro und Verwaltung
Vertrieb und Kundenservice
Handwerk und Bau

TextbausteineAuslöser sprechen

E-Mail-Signatur per Sprache

Outlook · Neue Nachricht

Aninfo@lieferant.de

BetreffLieferung erhalten

Sie sagenVielen Dank und füge meine Signatur ein.

Vielen Dank! Viele Grüße Anna Weber Weber Haustechnik GmbH · Tel. 0391 123 45 67

Fertig

Büro und Verwaltung
Vertrieb und Kundenservice

Audio in TextDatei hineinziehen

Gedanken auf dem Weg festhalten

SpeechToWork · Dateien

DateiSprachnachricht_0914.m4a · 1:12 min

Fertig

Geschäftsführung
Vertrieb und Kundenservice

DiktierenAufnahmetaste halten

Englische E-Mail ohne Wörterbuch

Outlook · Neue Nachricht

Anj.brown@supplier.co.uk

BetreffSamples

Sie sagenHallo Herr Brown, die Muster sind unterwegs und kommen am Donnerstag an. Das Ganze bitte auf Englisch.

Dear Mr Brown, the samples are on their way and will arrive on Thursday.

Fertig

Geschäftsführung
Vertrieb und Kundenservice
Agentur und Beratung

Alle 51 Anwendungsfälle

Gut zu wissen

Häufige Fragen

Wie kann KI im Vertrieb helfen?

Bei allem, was nach dem Gespräch anfällt: Notizen, Besuchsberichte, Antworten, Nachfass-Mails und Protokolle. SpeechToWork macht daraus in Sekunden fertige Texte und gliedert Gesprächsnotizen so, dass sie ins CRM passen.

Welche KI eignet sich für den Vertrieb?

Eine, die ohne Umwege im Alltag funktioniert: Taste halten, sprechen, fertig. SpeechToWork arbeitet in jedem Programm, auch in Ihrem CRM, und verarbeitet Kundendaten lokal. Für automatische Kaltakquise oder Chatbots ist es nicht gedacht.

Welche Beispiele für KI im Vertrieb gibt es?

Gesprächsnotiz nach dem Telefonat, Besuchsbericht nach dem Kundentermin, Antwort auf eine Anfrage, Nachfass-Mail zum Angebot, Protokoll eines Kundencalls, Zusammenfassung einer langen Mail-Kette. Alle Beispiele finden Sie in unserer Übersicht der Anwendungsfälle.

Wie kommen Gesprächsnotizen automatisch ins CRM?

Über einen Webhook: In den Einstellungen tragen Sie eine Adresse ein, etwa aus n8n oder Make. SpeechToWork schickt jede Gesprächsnotiz mit ihren Feldern dorthin, das Werkzeug legt den CRM-Eintrag an. Alternativ diktieren Sie direkt ins Notizfeld Ihres CRM.

Wie schreibe ich einen Besuchsbericht im Außendienst schneller?

Direkt nach dem Termin im Auto oder im Büro frei erzählen, was besprochen wurde. SpeechToWork gliedert daraus Gesprächspartner, Anliegen, Eckdaten und nächste Schritte. Das dauert so lange, wie Sie sprechen.

Testen Sie SpeechToWork 14 Tage kostenlos

Sie bekommen den Download und einen Testzugang per E-Mail. Die Installation dauert wenige Minuten, danach arbeitet alles auf Ihrem Rechner.

Volle Funktionen, ohne Zahlungsdaten
Endet automatisch, keine Kündigung nötig
Ihre Diktate verlassen den Rechner auch im Test nicht

KI im Vertrieb: Die Gesprächsnotiz steht im CRM, bevor Sie losfahren

So klingt es. So steht es da.

Besuchsbericht und Gesprächsnotiz per Sprache

Wie kommen Gesprächsnotizen automatisch ins CRM?

Antworten und Angebote in der halben Zeit

Darum passt SpeechToWork zu dieser Aufgabe.

Notiz statt Formular

Direkt ins CRM

Schneller antworten

Lokal heißt lokal. Ohne Kleingedrucktes.

Kein Upload

DSGVO ohne Umwege

Läuft ohne Internet

12 Beispiele für Vertrieb und Außendienst.

Nach dem Telefonat: Notiz statt Formular

Telefonnotiz direkt ins CRM

Antwort auf eine Kundenanfrage

Beschwerde freundlich beantworten

Angebotstext in Stichpunkten

E-Mail beantworten, während Sie noch lesen

Aus einem Satz wird eine fertige E-Mail

Zu harsch? Vor dem Senden fragen

Wiederkehrende Texte auf Zuruf

E-Mail-Signatur per Sprache

Gedanken auf dem Weg festhalten

Englische E-Mail ohne Wörterbuch

Häufige Fragen

Wie kann KI im Vertrieb helfen?

Welche KI eignet sich für den Vertrieb?

Welche Beispiele für KI im Vertrieb gibt es?

Wie kommen Gesprächsnotizen automatisch ins CRM?

Wie schreibe ich einen Besuchsbericht im Außendienst schneller?

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