Notiz statt Formular
Zwei Minuten erzählen, fertig gegliederte Gesprächsnotiz mit Aufgaben und Terminen.
100 % lokal · DSGVO-konform ohne Cloud
KI im Vertrieb: Die Gesprächsnotiz steht im CRM, bevor Sie losfahren
Im Vertrieb bleibt die Dokumentation liegen, weil der nächste Termin wartet. Mit SpeechToWork erzählen Sie nach dem Gespräch zwei Minuten, was besprochen wurde. Die KI sortiert Anliegen, Eckdaten und nächste Schritte und übergibt die Notiz auf Wunsch an Ihr CRM.
- 2 minerzählen statt Formular: fertige Gesprächsnotiz mit Aufgaben.
- Webhookan n8n, Make oder Ihr CRM, nur an Ihre Adresse.
- 100 %bleibt auf Ihrem Computer. Nichts wird ins Internet geschickt.
Ein Beispiel
So klingt es. So steht es da.
Sie sagenHab grad mit Herrn Lindner telefoniert, der braucht eine neue Website, Budget um die dreitausendfünfhundert Euro, ich schick ihm bis Freitag ein Angebot.
Im Programm stehtGespräch mit: Herr Lindner, Tischlerei Lindner
Anliegen: Neue Website
Budget: ca. 3.500 €
☐ Ich: Angebot senden (bis Freitag)
Besuchsbericht und Gesprächsnotiz per Sprache
Tippen Sie die Aufnahmetaste zweimal, wählen Sie im Ring „Notiz“ und erzählen Sie frei: mit wem Sie gesprochen haben, worum es ging, was vereinbart ist. Heraus kommt eine gegliederte Notiz mit Gesprächspartner, Anliegen, Eckdaten wie Budget und Termin sowie einer Aufgabenliste mit Verantwortlichem und Frist.
Die Notiz liegt zusätzlich als Markdown und als strukturierte Datei vor. Einen Besuchsbericht fürs Außendienst-Formular diktieren Sie genauso, direkt ins Feld.
Wie kommen Gesprächsnotizen automatisch ins CRM?
Tragen Sie in den Einstellungen eine Webhook-Adresse ein, etwa von n8n, Make oder Ihrem CRM. SpeechToWork schickt jede Gesprächsnotiz mit ihren Feldern dorthin. Das Automationswerkzeug legt daraus den Eintrag im CRM an. Andere Empfänger gibt es nicht: Die Notiz geht nur an die Adresse, die Sie selbst eintragen.
Antworten und Angebote in der halben Zeit
- Anfrage markieren und sagen: „Antworte, dass wir am Dienstag vorbeikommen können.“ Die fertige Antwort liegt in der Zwischenablage.
- Nachfass-Mails als Textbaustein: „Angebot nachfassen, Herr Schulze, zwölfter September.“
- Kundencalls in Teams, Zoom oder Meet aufnehmen und als Protokoll mit Aufgaben erhalten, ohne Bot im Meeting.
- Ton prüfen vor dem Senden: „Klingt das zu hart?“
Ein Chatbot für Ihre Website ist SpeechToWork nicht. Es entlastet die Menschen im Vertrieb und Kundenservice bei allem, was sie schreiben.
Ihr Vorteil
Darum passt SpeechToWork zu dieser Aufgabe.
Direkt ins CRM
Per Webhook an n8n, Make oder Ihr CRM. Nur an die Adresse, die Sie festlegen.
Schneller antworten
Anfrage markieren, Stichworte sagen, fertige Antwort im Ton des Kunden.
Datenschutz
Lokal heißt lokal. Ohne Kompromisse.
Spracherkennung und Sprachmodell sind auf Ihrem Rechner installiert und rechnen dort. Was Sie diktieren, steht danach in Ihrem Programm und sonst nirgends. So funktioniert der Datenweg.
Kein Upload
Audio und Text bleiben auf Ihrem Rechner. Es gibt keinen Server, der mithört, und keinen KI-Anbieter im Hintergrund.
DSGVO ohne Umwege
Kein Dritter verarbeitet Ihre Diktate. Dafür brauchen Sie keinen AV-Vertrag und keine Prüfung von Drittlandtransfers.
Läuft ohne Internet
Nach der Installation arbeitet SpeechToWork offline. Eine Verbindung braucht nur die Lizenzprüfung.
Anwendungsfälle
12 Beispiele für Vertrieb und Außendienst.
So nimmt SpeechToWork Ihnen im Alltag Arbeit ab. Jedes Beispiel funktioniert heute, lokal auf Ihrem Rechner.
Gesprächsnotiz2× tippen, Notiz
Nach dem Telefonat: Notiz statt Formular
CRM · Kontakt
Kontakt: Bäckerei Krüger · Herr Lindner
Gesprächsnotiz
Sie sagenHab grad mit Herrn Lindner von der Bäckerei Krüger telefoniert, die wollen eine neue Website, Budget so 4000, ich schick ihm bis Freitag ein Angebot, er klärt noch die Fotos.
Gespräch mit: Herr Lindner, Bäckerei Krüger
Anliegen: Neue Website
Eckdaten: Budget ca. 4.000 €
☐ Ich: Angebot schicken (bis Freitag)
☐ Herr Lindner: Fotos klären
Notiz gespeichert1 Aufgabe auf dem Zettel
Fertig
- Vertrieb und Kundenservice
- Agentur und Beratung
- Immobilien
Gesprächsnotiz2× tippen, Notiz
Telefonnotiz direkt ins CRM
CRM · Kontakt
Kontakt: Frau Keller · Keller & Partner
Gesprächsnotiz
Sie sagenKurzer Anruf von Frau Keller, sie will das Angebot bis Montag, Budget so zwölftausend Euro.
Gespräch mit: Frau Keller
Anliegen: Angebot
Budget: ca. 12.000 €
☐ Ich: Angebot senden (bis Montag)
→ an Ihr CRM übergeben
Notiz gespeichert1 Aufgabe auf dem Zettel
Fertig
- Vertrieb und Kundenservice
- Agentur und Beratung
AntwortenNachricht markieren, Taste halten
Antwort auf eine Kundenanfrage
Outlook · Posteingang
VonKlaus Werner
BetreffHeizung ansehen?
Guten Tag, können Sie sich unsere Heizung diese Woche noch ansehen? Viele Grüße, Klaus Werner
Sie sagenAntworte, dass wir am Dienstag kommen und die Anfahrt 45 Euro kostet.
AntwortGuten Tag Herr Werner,
gerne sehen wir uns Ihre Heizung am Dienstag an. Die Anfahrt berechnen wir mit 45 €.
Viele GrüßeLiegt in der Zwischenablage · Strg+V
Fertig
- Vertrieb und Kundenservice
- Büro und Verwaltung
- Handwerk und Bau
Markierten Text bearbeitenText markieren, Taste halten
Beschwerde freundlich beantworten
Word · Entwurf.docx
Das lässt sich so leider nicht mehr umsetzen. Könnten Sie uns Änderungen künftig etwas früher mitteilen?
Sie sagenMach das freundlicher.
Fertig
- Vertrieb und Kundenservice
- Büro und Verwaltung
DiktierenAufnahmetaste halten
Angebotstext in Stichpunkten
Word · Angebot.docx
Sie sagenKonzept und Gestaltung, dann Umsetzung von fünf Seiten und zum Schluss eine Einweisung vor Ort.
- Konzept und Gestaltung
- Umsetzung von fünf Seiten
- Einweisung vor Ort
Fertig
- Vertrieb und Kundenservice
- Agentur und Beratung
- Handwerk und Bau
DiktierenAufnahmetaste halten
E-Mail beantworten, während Sie noch lesen
Outlook · Neue Nachricht
Anschneider@kundin.example
BetreffAW: Ihre Unterlagen
Sie sagenHallo Frau Schneider, äh die Unterlagen sind da, ich melde mich bis Mittwoch, nein, bis Donnerstag.
Hallo Frau Schneider,
die Unterlagen sind da. Ich melde mich bis Donnerstag.
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
- Geschäftsführung
Nachricht verfassenAufnahmetaste halten
Aus einem Satz wird eine fertige E-Mail
Outlook · Neue Nachricht
Anp.hannes@hannes-bau.example
BetreffVerträge
Sie sagenSchreib Herrn Hannes, dass er die Verträge unterschreiben und bis Freitag zurückschicken soll.
Hallo Herr Hannes,
bitte unterschreiben Sie die Verträge und schicken Sie sie bis Freitag an uns zurück.
Viele Grüße
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
- Agentur und Beratung
Zusammenfassen und fragenText markieren, Taste halten
Zu harsch? Vor dem Senden fragen
Outlook · Posteingang
Anbuchhaltung@kunde.example
BetreffOffene Rechnung 2026-117
Wie schon dreimal gesagt: Die Rechnung ist seit zwei Wochen überfällig.
Sie sagenKlingt das zu hart?
EinschätzungEtwas scharf: „Wie schon dreimal gesagt“ wirkt vorwurfsvoll.
Vorschlag: Die Rechnung ist seit zwei Wochen fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis Freitag.Liegt in der Zwischenablage · Strg+V
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
- Geschäftsführung
TextbausteineAuslöser sprechen
Wiederkehrende Texte auf Zuruf
Outlook · Neue Nachricht
Anm.schulze@schulze-gmbh.example
BetreffUnser Angebot vom 12. September
Sie sagenAngebot nachfassen, Herr Schulze, zwölfter September.
Guten Tag Herr Schulze,
zu unserem Angebot vom 12. September wollte ich kurz nachfragen, ob noch Fragen offen sind.
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
- Handwerk und Bau
TextbausteineAuslöser sprechen
E-Mail-Signatur per Sprache
Outlook · Neue Nachricht
Aninfo@lieferant.example
BetreffLieferung erhalten
Sie sagenVielen Dank und füge meine Signatur ein.
Vielen Dank!
Viele Grüße
Anna Weber
Weber Haustechnik GmbH · Tel. 0391 123 45 67
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
Gedächtnis fragen2× tippen, Fragen
Was habe ich dem Kunden zugesagt?
SpeechToWork · Gedächtnis
- 12.09.E-Mail an Herrn Lindner · Angebot Website
- 18.09.Gesprächsnotiz Lindner · Telefonat
- 24.09.Protokoll Teambesprechung
Sie fragenWas habe ich Herrn Lindner zum Angebot zugesagt?
Aus Ihrem GedächtnisSie haben am 18. September zugesagt, das Angebot bis Freitag anzupassen: 4.800 € netto, Shop als Option.
→ Quelle: Gesprächsnotiz Lindner, 18.09.Mit Quelle · alles bleibt auf Ihrem Rechner
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
- Geschäftsführung
Audio zusammenfassenHineinziehen oder 2× tippen, Audio
Gedanken auf dem Weg festhalten
SpeechToWork · Dateien
- DateiSprachnachricht_0914.m4a · 1:12 min
Text[00:00] Idee fürs Angebot: Wartungsvertrag gleich mit anbieten.
[00:31] Frau Keller wegen Termin zurückrufen.Auch als Textdatei im Ordner „Umwandlungen“
Fertig
- Geschäftsführung
- Vertrieb und Kundenservice
Gut zu wissen
Häufige Fragen
Wie kann KI im Vertrieb helfen?
Bei allem, was nach dem Gespräch anfällt: Notizen, Besuchsberichte, Antworten, Nachfass-Mails und Protokolle. SpeechToWork macht daraus in Sekunden fertige Texte und gliedert Gesprächsnotizen so, dass sie ins CRM passen.
Welche KI eignet sich für den Vertrieb?
Eine, die ohne Umwege im Alltag funktioniert: Taste halten, sprechen, fertig. SpeechToWork arbeitet in jedem Programm, auch in Ihrem CRM, und verarbeitet Kundendaten lokal. Für automatische Kaltakquise oder Chatbots ist es nicht gedacht.
Welche Beispiele für KI im Vertrieb gibt es?
Gesprächsnotiz nach dem Telefonat, Besuchsbericht nach dem Kundentermin, Antwort auf eine Anfrage, Nachfass-Mail zum Angebot, Protokoll eines Kundencalls, Zusammenfassung einer langen Mail-Kette. Alle Beispiele finden Sie in unserer Übersicht der Anwendungsfälle.
Wie kommen Gesprächsnotizen automatisch ins CRM?
Über einen Webhook: In den Einstellungen tragen Sie eine Adresse ein, etwa aus n8n oder Make. SpeechToWork schickt jede Gesprächsnotiz mit ihren Feldern dorthin, das Werkzeug legt den CRM-Eintrag an. Alternativ diktieren Sie direkt ins Notizfeld Ihres CRM.
Wie schreibe ich einen Besuchsbericht im Außendienst schneller?
Direkt nach dem Termin im Auto oder im Büro frei erzählen, was besprochen wurde. SpeechToWork gliedert daraus Gesprächspartner, Anliegen, Eckdaten und nächste Schritte. Das dauert so lange, wie Sie sprechen.
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