Diktieren in Word: So schreiben Sie Texte mit Ihrer Stimme

Die Diktierfunktion ist in Word für Microsoft 365 eingebaut. Sie brauchen ein Mikrofon, eine stabile Internetverbindung und müssen mit einem Konto angemeldet sein, zu dem ein Microsoft-365-Abonnement gehört.

In Word am PC (Windows)

1. Öffnen Sie ein neues oder vorhandenes Dokument und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Text stehen soll.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Diktieren (Mikrofonsymbol).
3. Warten Sie, bis die Schaltfläche aktiv ist und die Diktierleiste zuhört.
4. Sprechen Sie in normalem Tempo. Der Text erscheint fortlaufend im Dokument.
5. Zum Beenden klicken Sie erneut auf das Mikrofon oder sagen „Diktat anhalten“.

In Word für das Web

1. Öffnen Sie das Dokument im Browser, angemeldet bei Microsoft 365.
2. Wählen Sie Start und dann Diktieren.
3. Erlauben Sie dem Browser beim ersten Mal den Zugriff auf das Mikrofon.
4. Sprechen Sie, und wählen Sie Diktieren erneut, wenn Sie fertig sind.

Tastenkombination: Microsoft nennt Alt + ` (Gravis-Akzent), um ein angehaltenes Diktat fortzusetzen. Auf einer deutschen Tastatur liegt der Gravis auf einer Tottaste, deshalb ist der Klick auf das Mikrofon oft der schnellere Weg. Auf dem Mac startet Option + F1 das Diktat.

Satzzeichen sprechen Sie einfach mit. Für Deutsch nennt Microsoft diese Befehle:

Zusätzlich gibt es die automatische Zeichensetzung: Ist sie eingeschaltet, setzt Word Punkt und Komma anhand Ihrer Sprechpausen selbst. Befehle zum Formatieren und Bearbeiten, etwa „bold last word“ oder „delete that“, dokumentiert Microsoft ausführlich für Englisch. Welche davon auf Deutsch funktionieren, probieren Sie am besten im eigenen Dokument aus.

Word diktiert standardmäßig in der Sprache des Dokuments. Stimmt sie nicht, ändern Sie sie in der Diktierleiste:

1. Klicken Sie in der Diktierleiste auf das Zahnrad.
2. Wählen Sie unter Gesprochene Sprache zum Beispiel „Deutsch (Deutschland)“.
3. Wählen Sie bei Bedarf das richtige Mikrofon, etwa Ihr Headset statt des eingebauten Mikrofons.
4. Schalten Sie die automatische Zeichensetzung ein oder aus.

Dort finden Sie auch den Filter für sensible Ausdrücke, der mögliche Schimpfwörter mit Sternchen maskiert. Deutsch gehört laut Microsoft zu den voll unterstützten Sprachen, viele weitere Sprachen laufen als Vorschau mit geringerer Genauigkeit.

Die häufigsten Ursachen und was Sie tun können:

• Die Schaltfläche Diktieren fehlt: Die Funktion gibt es nur für Microsoft-365-Abonnenten. In Office 2016 oder 2019 ohne Microsoft 365 ist sie laut Microsoft nicht verfügbar. Prüfen Sie außerdem, ob Sie angemeldet sind und mindestens Windows 10 nutzen.
• Diktieren ist ausgegraut: Das Dokument ist schreibgeschützt, etwa weil ein E-Mail-Anhang in der geschützten Ansicht geöffnet wurde. Klicken Sie auf „Bearbeitung aktivieren“ oder speichern Sie eine Kopie.
• Verbundene Erfahrungen sind abgeschaltet: Diktieren zählt bei Microsoft zu den verbundenen Erfahrungen, die Inhalte analysieren. Sind diese deaktiviert, bleibt der Befehl grau. Mit privatem Konto prüfen Sie das unter Datei > Konto > Kontodatenschutz > Einstellungen verwalten. Mit Geschäftskonto entscheidet Ihre IT.
• „Wir können nicht auf Ihr Mikrofon zugreifen“: Schließen Sie andere Programme, die das Mikrofon nutzen, zum Beispiel Teams. Im Browser erlauben Sie den Mikrofonzugriff und laden die Seite neu.
• Wörter fehlen oder sind falsch: Microsoft empfiehlt eine schnelle, stabile Internetverbindung, wenig Hintergrundgeräusche und ein Headset statt des eingebauten Mikrofons.

Ohne Abo gibt es eine Ausweichlösung: Die Spracheingabe von Windows mit Windows + H schreibt ebenfalls in Word. Wie das geht, steht im Ratgeber zur Windows-Diktierfunktion.

Die Diktierfunktion von Word erkennt Sprache nicht auf Ihrem Rechner, sondern in den Onlinediensten von Microsoft. Laut Microsoft werden Ihre Äußerungen an Microsoft gesendet und nur dazu verwendet, Ihnen den Text zu liefern. Audiodaten und transkribierter Text werden von diesem Dienst nach Angaben von Microsoft nicht gespeichert.

Für private Notizen ist das meist unproblematisch. Wer beruflich Patientendaten, Mandatsinhalte oder Personalangelegenheiten diktiert, muss die Verarbeitung durch einen Cloud-Dienst aber in seine Datenschutzbewertung aufnehmen, und für Berufsgeheimnisträger ist jede Übermittlung an Dritte ein Thema. Worauf es dabei ankommt, erklärt unsere Seite zur DSGVO-konformen KI.

Die Diktierfunktion schreibt auf, was Sie sagen. Für einen Entwurf reicht das. Im Arbeitsalltag fallen drei Grenzen auf:

• Nur in Microsoft 365: Diktieren gibt es in Word und einigen anderen Microsoft-365-Programmen, nicht in Ihrer Branchensoftware, im CRM oder im Browserformular.
• Rohtext statt fertiger Text: Selbstkorrekturen wie „bis Mittwoch, nein, bis Donnerstag“ bleiben stehen. Umformulieren, kürzen oder in einen förmlichen Ton bringen kann die Diktierfunktion nicht.
• Nur mit Internet: Ohne Verbindung wird nichts erkannt, und jedes Diktat geht an Microsoft.

SpeechToWork ist eine Diktiersoftware für Windows, die ohne Add-in in Word schreibt, und genauso in Outlook, Teams, im Browser und in jeder anderen Anwendung. So geht es:

1. Setzen Sie den Cursor in Ihr Word-Dokument.
2. Halten Sie Ihre Aufnahmetaste und sprechen Sie frei, auch mit „äh“ und Korrekturen.
3. Lassen Sie die Taste los. Der sauber formulierte Text steht an der Cursorposition.

Spracherkennung und Sprachmodell laufen dabei komplett auf Ihrem Rechner, auch ohne Internet. Was das technisch bedeutet, lesen Sie auf der Seite zur lokalen KI. Ein Microsoft-365-Abonnement brauchen Sie dafür nicht.