KI-Protokoll schreiben lassen, ohne dass Ihr Meeting den Raum verlässt

Die bekannten Protokoll-Assistenten treten Ihrem Meeting als Bot bei oder laden die Aufnahme auf ihre Server. Damit liegt das gesprochene Wort Ihrer Kundinnen, Bewerber und Kollegen bei einem Dienstleister, oft in den USA. Für Personalgespräche, Mandantentermine oder Preisverhandlungen ist das kaum zu rechtfertigen.

SpeechToWork braucht keinen Bot. Es nimmt an Ihrem Rechner zwei Spuren auf: Ihr Mikrofon und den Ton, der aus Teams, Zoom oder Meet kommt. Ausgewertet wird lokal.

• Ein Transkript mit Zeitmarken und Sprechern. Ihre Stimme ist als „Ich“ markiert, die anderen werden getrennt.
• Ein Protokoll mit vier Abschnitten: Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgaben, offene Fragen.
• Aufgaben als abhakbare Liste mit Verantwortlichem und Termin.
• Beides als Textdatei in einem Ordner je Meeting, zum Weitergeben oder Ablegen.

In unserem Test war eine Minute Besprechung in rund neun Sekunden ausgewertet. Eine Stunde Meeting ist also in wenigen Minuten protokolliert.

Der Aufbau folgt dem, was in ein gutes Besprechungsprotokoll gehört. Wer lieber selbst mitschreibt, findet unsere kostenlose Protokoll-Vorlage für Word und PDF mit Beispiel und Anleitung.

• Erkennt Ihr Meeting. Sobald Teams, Zoom oder Ihr Browser das Mikrofon nutzt, fragt SpeechToWork, ob es aufnehmen soll. Ein Klick genügt, und wenn das Gespräch endet, endet auch die Aufnahme.
• Macht aus „Sprecher 2“ einen Namen. Im Transkript klicken Sie auf den Stift neben einem Sprecher und tragen den Namen ein. Auf Wunsch merkt sich SpeechToWork die Stimme und erkennt die Person im nächsten Meeting wieder. Das Stimmprofil liegt nur auf Ihrem Rechner.
• Lässt Sie nachhören. Über dem Protokoll liegt eine Abspielleiste. Ein Klick auf eine Zeitmarke im Transkript springt an genau diese Stelle der Aufnahme.
• Schreibt die Nachricht danach. Aus dem Protokoll entsteht auf Knopfdruck eine Follow-up-Mail an alle Teilnehmenden, und das Protokoll lässt sich als Word- oder PDF-Datei weitergeben.

Wie lange die Tonaufnahme aufbewahrt wird, legen Sie selbst fest. Transkript und Protokoll bleiben, auch wenn das Audio gelöscht ist.

Das nicht öffentlich gesprochene Wort ist in Deutschland geschützt (§ 201 StGB). Sie brauchen vor der Aufnahme die Zustimmung aller Teilnehmenden, unabhängig vom Werkzeug. SpeechToWork erinnert Sie vor jedem Start daran. Der Vorteil der lokalen Verarbeitung: Sie müssen niemandem erklären, bei welchem Anbieter die Aufnahme landet, denn sie landet bei keinem.

Wer KI im Betrieb einsetzt, hat seit Februar 2025 außerdem Pflichten aus der EU-KI-Verordnung, vor allem die Schulung der Mitarbeitenden. Für ein Protokollwerkzeug genügt in der Regel eine kurze, dokumentierte Einweisung.