Diktiersoftware für die Kanzlei: KI, die das Mandatsgeheimnis wahrt

Rechtsanwälte, Steuerberater, Notare und Wirtschaftsprüfer sind Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB, dazu kommen § 43a BRAO und § 57 StBerG. Ein Diktat, das zur Verarbeitung an einen Cloud-Dienst geht, offenbart Mandatsinhalte gegenüber einem Dritten. Das lässt sich vertraglich absichern, bleibt aber erklärungsbedürftig.

Lokale Verarbeitung vermeidet die Frage. Erkennung und Sprachmodell laufen auf Ihrer Hardware, es gibt keinen Dienstleister, der mitwirkt.

Unabhängig vom Werkzeug verlangt die EU-KI-Verordnung seit Februar 2025, dass alle in der Kanzlei, die mit KI arbeiten, ausreichend geschult sind. Was das konkret heißt, steht in unserem Ratgeber zur KI-Verordnung.

Sie diktieren in Ihre Kanzleisoftware, in Word oder in Outlook. SpeechToWork entfernt Fülllaute, setzt Selbstkorrekturen um und schreibt Beträge, Daten und Aktenzeichen sauber.

• Im Stil „Förmlich“ wird aus einem locker gesprochenen Diktat Geschäftsdeutsch.
• Juristische Fachbegriffe bringen die Fachwörterbücher Rechtsanwaltskanzlei und Notariat mit, für Steuerkanzleien gibt es eines für die Steuerberatung. Mandantennamen, Gegner und Gerichte tragen Sie selbst ins Wörterbuch ein.
• Textbausteine mit Lücken füllen Standardanschreiben mit Name, Aktenzeichen und Frist.
• Mit „Klingt das zu hart?“ prüfen Sie den Ton eines Schreibens, bevor es rausgeht.

Nach einem Telefonat sprechen Sie die Aktennotiz ein und erhalten sie gegliedert nach Anliegen, Eckdaten und nächsten Schritten, so wie in unserer Vorlage für die Telefonnotiz. Besprechungen lassen sich mit Einwilligung aller Beteiligten aufnehmen und lokal protokollieren. Wer lieber von Hand mitschreibt, findet eine Protokoll-Vorlage für Word und PDF. Aus einer langen Mandanten-E-Mail zieht SpeechToWork auf Zuruf die Aufgaben und Fristen heraus.