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SpeechToWork
100 % lokal · DSGVO-konform ohne Cloud

KI im Büro: E-Mails, Protokolle und Notizen in der halben Zeit

Im Büro wird den ganzen Tag geschrieben: Antworten, Rückfragen, Protokolle, Listen. SpeechToWork macht aus dem, was Sie sagen, fertige Texte in Outlook, Word oder Ihrer Branchensoftware. Die KI läuft auf Ihrem Rechner, Kundendaten bleiben im Haus.

14 Tage kostenlos testen Preise ansehen
Frau diktiert am Schreibtisch eine E-Mail
  • 3×schneller sprechen als tippen, rund 130 statt 40 Wörter pro Minute.
  • ≈ 1 svom Loslassen der Taste bis zum fertigen Text, gemessen auf unserem Testrechner.
  • 100 %bleibt auf Ihrem Computer. Nichts wird ins Internet geschickt.
Ein Beispiel

So klingt es. So steht es da.

Sie sagenHallo Frau Schneider, äh die Unterlagen habe ich erhalten, ich melde mich bis Mittwoch, nein, bis Donnerstag mit dem Angebot, viele Grüße
Im Programm stehtHallo Frau Schneider, die Unterlagen habe ich erhalten. Ich melde mich bis Donnerstag mit dem Angebot. Viele Grüße

Was KI im Büroalltag übernimmt

  • E-Mails diktieren: frei sprechen, mit „äh“ und Versprechern. Heraus kommt eine versandfertige Mail mit Anrede, Absätzen und Gruß.
  • E-Mails schreiben lassen: „Schreib Herrn Hannes, dass er die Verträge bis Freitag zurückschicken soll“ wird zur fertigen Nachricht.
  • Umformulieren: Text markieren und „freundlicher“, „kürzer“ oder „auf Englisch“ sagen.
  • Zusammenfassen: Lange Mail markieren, „Welche Aufgaben ergeben sich für mich?“ fragen.
  • Abschreiben: Tabelle in einer PDF einrahmen, „Schreib die Tabelle ab“, in Excel einfügen.
  • Protokolle: Besprechungen aufnehmen, Entscheidungen und Aufgaben stehen danach bereit. Wer von Hand mitschreibt, nimmt unsere Protokoll-Vorlage für Word.

Kann KI eine Sekretärin ersetzen?

Nein, und das ist auch nicht das Ziel. SpeechToWork nimmt keine Anrufe an und verwaltet keine Termine. Es nimmt Ihnen und Ihrem Sekretariat das Tippen und Formulieren ab. Die gewonnene Zeit bleibt für Mandanten, Kunden und alles, was Fingerspitzengefühl braucht.

E-Mails von der KI schreiben lassen, ohne Daten preiszugeben

Die meisten KI-Werkzeuge schicken Ihren Text an einen Server. Für Kundennamen, Preise oder Personaldaten ist das heikel. SpeechToWork verarbeitet alles auf Ihrem Rechner, unter Windows wie auf dem Mac: Erkennung, Formulierung und Umschreiben. Es gibt kein Konto, keinen Upload und keine Kosten pro Nutzung.

Ihr Vorteil

Darum passt SpeechToWork zu dieser Aufgabe.

Fertige Texte statt Rohdiktat

Anrede, Absätze, Zahlen und Satzzeichen stimmen. Selbstkorrekturen werden umgesetzt.

In jedem Programm

Outlook, Word, Browser, ERP oder Branchensoftware. Ohne Plugin und ohne Schnittstelle.

Kundendaten im Haus

Alles läuft lokal. Kein Upload, kein AV-Vertrag für Ihre Diktate.

Datenschutz

Lokal heißt lokal. Ohne Kompromisse.

Spracherkennung und Sprachmodell sind auf Ihrem Rechner installiert und rechnen dort. Was Sie diktieren, steht danach in Ihrem Programm und sonst nirgends. So funktioniert der Datenweg.

Kein Upload

Audio und Text bleiben auf Ihrem Rechner. Es gibt keinen Server, der mithört, und keinen KI-Anbieter im Hintergrund.

DSGVO ohne Umwege

Kein Dritter verarbeitet Ihre Diktate. Dafür brauchen Sie keinen AV-Vertrag und keine Prüfung von Drittlandtransfers.

Läuft ohne Internet

Nach der Installation arbeitet SpeechToWork offline. Eine Verbindung braucht nur die Lizenzprüfung.

Anwendungsfälle

12 Beispiele für Büro und Sekretariat.

So nimmt SpeechToWork Ihnen im Alltag Arbeit ab. Jedes Beispiel funktioniert heute, lokal auf Ihrem Rechner.

DiktierenAufnahmetaste halten

E-Mail beantworten, während Sie noch lesen

Outlook · Neue Nachricht

Anschneider@kundin.example

BetreffAW: Ihre Unterlagen

Sie sagenHallo Frau Schneider, äh die Unterlagen sind da, ich melde mich bis Mittwoch, nein, bis Donnerstag.

Hallo Frau Schneider, die Unterlagen sind da. Ich melde mich bis Donnerstag.

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Vertrieb und Kundenservice
  • Geschäftsführung
Nachricht verfassenAufnahmetaste halten

Aus einem Satz wird eine fertige E-Mail

Outlook · Neue Nachricht

Anp.hannes@hannes-bau.example

BetreffVerträge

Sie sagenSchreib Herrn Hannes, dass er die Verträge unterschreiben und bis Freitag zurückschicken soll.

Hallo Herr Hannes, bitte unterschreiben Sie die Verträge und schicken Sie sie bis Freitag an uns zurück. Viele Grüße

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Vertrieb und Kundenservice
  • Agentur und Beratung
Nachricht verfassenAufnahmetaste halten

Kurze Chat-Nachricht in Teams oder Slack

Teams · Chat

JJonas Weber

Wann treffen wir uns heute?

Sie sagenSchreib Jonas, dass das Meeting auf 15 Uhr verschoben ist.

Hey Jonas, das Meeting ist auf 15 Uhr verschoben.

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Agentur und Beratung
  • Geschäftsführung
Zusammenfassen und fragenText markieren, Taste halten

Lange E-Mail in drei Sätzen

Outlook · Posteingang

VonMartin Schulze

BetreffProjekt Website: Stand

Hallo zusammen, nach unserem Termin gestern möchte ich die Punkte festhalten. Die Texte liefert Frau Berger bis zum 31. Oktober. Der Onlinegang ist für den 15. November geplant. Offen ist noch, ob wir einen Shop brauchen …

Sie sagenFass das zusammen.

Zusammenfassung- Texte bis 31. Oktober - Onlinegang am 15. November - Offen: Shop ja oder neinLiegt in der Zwischenablage · Strg+V

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Geschäftsführung
  • Kanzlei
Dokument befragenHineinziehen oder 2× tippen, Dokument

Angebot eines Lieferanten zusammenfassen

SpeechToWork · Dokument

PDFAngebot_Kaeltetechnik_Nord.pdf8 Seiten

  • BeträgeKühlzelle 12.400 € netto, Montage 1.850 € [Seite 2]
  • FristenGültig bis 31.10.2026, Lieferung 6 Wochen nach Auftrag [Seite 3]
  • Worauf achtenEntsorgung der Altanlage nicht enthalten [Seite 4]

Sie fragenIst die Wartung im Preis enthalten?

Antwort aus dem DokumentDazu steht nichts im Angebot. Genannt sind nur Lieferung, Montage und Inbetriebnahme [Seite 2].Die Datei bleibt auf Ihrem Rechner

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Handwerk und Bau
  • Geschäftsführung
Zusammenfassen und fragenText markieren, Taste halten

Aufgaben aus einer E-Mail ziehen

Outlook · Posteingang

VonSabine Roth

BetreffAnfrage Angebot

Können Sie uns bis Freitag ein Angebot schicken? Bitte nehmen Sie Frau Berger in CC und hängen Sie zwei Referenzen an.

Sie sagenWelche Aufgaben ergeben sich für mich?

Ihre Aufgaben☐ Angebot bis Freitag schicken ☐ Frau Berger in CC nehmen ☐ Zwei Referenzen anhängenLiegt in der Zwischenablage · Strg+V

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Geschäftsführung
  • Agentur und Beratung
Markierten Text bearbeitenText markieren, Taste halten

Rechtschreibung prüfen, bevor es rausgeht

Word · Bericht_Baustelle.docx
Die Estricharbeiten sind abgeschlossen, das Aufmaß folgt morgen. Bitte prüfen Sie, ob die Rechnung stimmt.

Sie sagenPrüf das auf Rechtschreibung.

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Kanzlei
  • Steuerberatung und Buchhaltung
Zusammenfassen und fragenText markieren, Taste halten

Zu harsch? Vor dem Senden fragen

Outlook · Posteingang

Anbuchhaltung@kunde.example

BetreffOffene Rechnung 2026-117

Wie schon dreimal gesagt: Die Rechnung ist seit zwei Wochen überfällig.

Sie sagenKlingt das zu hart?

EinschätzungEtwas scharf: „Wie schon dreimal gesagt“ wirkt vorwurfsvoll. Vorschlag: Die Rechnung ist seit zwei Wochen fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis Freitag.Liegt in der Zwischenablage · Strg+V

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Vertrieb und Kundenservice
  • Geschäftsführung
DiktierenAufnahmetaste halten

Formular oder Webseite mit Text füllen

Browser · Kontaktformular

steuerkanzlei-krueger.de/kontakt

Ihre Nachricht

Sie sagenIch hätte gern einen Beratungstermin nächste Woche, am liebsten Dienstagvormittag.

Ich hätte gern einen Beratungstermin nächste Woche, am liebsten Dienstagvormittag.

Fertig

  • Büro und Verwaltung
TextbausteineAuslöser sprechen

Wiederkehrende Texte auf Zuruf

Outlook · Neue Nachricht

Anm.schulze@schulze-gmbh.example

BetreffUnser Angebot vom 12. September

Sie sagenAngebot nachfassen, Herr Schulze, zwölfter September.

Guten Tag Herr Schulze, zu unserem Angebot vom 12. September wollte ich kurz nachfragen, ob noch Fragen offen sind.

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Vertrieb und Kundenservice
  • Handwerk und Bau
TextbausteineAuslöser sprechen

E-Mail-Signatur per Sprache

Outlook · Neue Nachricht

Aninfo@lieferant.example

BetreffLieferung erhalten

Sie sagenVielen Dank und füge meine Signatur ein.

Vielen Dank! Viele Grüße Anna Weber Weber Haustechnik GmbH · Tel. 0391 123 45 67

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Vertrieb und Kundenservice
TätigkeitsberichtReiter Protokoll

Wochenbericht aus dem, was Sie diktiert haben

SpeechToWork · Protokoll
  • MoE-Mails Lindner, Angebot Website
  • MiTelefonat Frau Keller
  • FrProtokoll Teambesprechung
WochenberichtLindner: Angebot Website (Mo) Keller: Terminabstimmung (Mi) Offen: Rückmeldung zum ShopLiegt in der Zwischenablage · Strg+V

Fertig

  • Büro und Verwaltung
  • Agentur und Beratung
  • Geschäftsführung

Alle 65 Anwendungsfälle

Gut zu wissen

Häufige Fragen

Wie kann KI im Büro helfen?

Vor allem beim Schreiben: E-Mails, Antworten, Protokolle und Notizen entstehen per Sprache, die KI formuliert sie fertig. Dazu kommt das Auswerten: lange Mails zusammenfassen, Aufgaben herausziehen, Tabellen vom Bildschirm abschreiben.

Was kann KI im Büro übernehmen?

Routineschreibarbeit: Antworten auf Anfragen, Rückfragen, Nachfass-Mails, Protokolle, Gesprächsnotizen und das Abtippen von Belegen oder Tabellen. Entscheidungen und Rücksprachen bleiben bei Ihnen.

Welche KI eignet sich fürs Büro?

Eine, die ohne Schulung funktioniert und in den Programmen arbeitet, die Sie schon nutzen. SpeechToWork braucht nur eine Taste und schreibt überall dort, wo der Cursor steht. Weil es lokal läuft, dürfen auch Kundendaten verarbeitet werden.

Kann KI eine Sekretärin ersetzen?

Nein. SpeechToWork nimmt keine Anrufe an und plant keine Termine. Es beschleunigt die Schreibarbeit, sowohl für das Sekretariat als auch für alle, die ihre Texte bisher selbst tippen.

Kann ich E-Mails von einer KI schreiben lassen, ohne Daten preiszugeben?

Ja, mit einer lokalen KI. SpeechToWork formuliert E-Mails auf Ihrem Rechner. Der Text geht nur dorthin, wo Sie ihn einfügen, sonst nirgends.

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Arztpraxis und Therapie

Befunde und Arztbriefe diktieren, ohne dass Patientendaten die Praxis verlassen.

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Ab 16 € netto pro Platz und Monat · 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten · Für Windows und Mac Preise vergleichen

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Windows: Version 1.0.0 · 87 MB · Windows 10/11 (64-bit), mind. 8 GB RAM und 10 GB frei

Mac: Version 1.0.0 · 87 MB · macOS 14 oder neuer, Apple-Chip (M1 oder neuer), mind. 8 GB RAM und 10 GB frei

Warnung beim Download? Das steckt dahinter.

SpeechToWork ist neu. Chrome, Edge und Windows SmartScreen vertrauen einer Datei erst, wenn sie schon oft heruntergeladen wurde. Bei einem neuen Programm melden sie deshalb „Verdächtiger Download“ oder „Der Computer wurde durch Windows geschützt“. Das ist eine Einschätzung nach Bekanntheit, kein Fund von Schadsoftware.

  • Im Browser: die Datei in der Downloadliste behalten.
  • Unter Windows: „Weitere Informationen“, dann „Trotzdem ausführen“.

Das Setup ist digital signiert, Herausgeber ist Danilo à Tellinghusen. Prüfen können Sie das mit Rechtsklick auf die Datei, „Eigenschaften“, Reiter „Digitale Signaturen“. Die Mac-Version ist von Apple notarisiert.

  • Voller Funktionsumfang, ohne Zahlungsdaten
  • Endet automatisch, keine Kündigung
  • Ihre Diktate verlassen den Rechner auch im Test nicht

  1. Herunterladen

    Eine Datei für Windows oder Mac, direkt von unserem Server.

  2. Installieren

    Unter Windows genügt ein Doppelklick, auf dem Mac ziehen Sie das Programm in den Ordner Programme. Administratorrechte brauchen Sie dafür nicht.

  3. „14 Tage testen“ wählen

    Beim ersten Start: Name und geschäftliche E-Mail eintragen, kein Zahlungsmittel.

Beim ersten Start lädt SpeechToWork einmalig die Sprachmodelle (4 bis 6 GB). Schon einen Lizenzschlüssel? Beim ersten Start eingeben. Was dabei übertragen wird, steht in der Datenschutzerklärung.

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