Fertige Texte statt Rohdiktat
Anrede, Absätze, Zahlen und Satzzeichen stimmen. Selbstkorrekturen werden umgesetzt.
100 % lokal · DSGVO-konform ohne Cloud
KI im Büro: E-Mails, Protokolle und Notizen in der halben Zeit
Im Büro wird den ganzen Tag geschrieben: Antworten, Rückfragen, Protokolle, Listen. SpeechToWork macht aus dem, was Sie sagen, fertige Texte in Outlook, Word oder Ihrer Branchensoftware. Die KI läuft auf Ihrem PC, Kundendaten bleiben im Haus.
- 3×schneller sprechen als tippen, rund 130 statt 40 Wörter pro Minute.
- ≈ 1 svom Loslassen der Taste bis zum fertigen Text, gemessen auf unserem Testrechner.
- 100 %bleibt auf Ihrem Computer. Nichts wird ins Internet geschickt.
Ein Beispiel
So klingt es. So steht es da.
Sie sagenHallo Frau Schneider, äh die Unterlagen habe ich erhalten, ich melde mich bis Mittwoch, nein, bis Donnerstag mit dem Angebot, viele Grüße
Im Programm stehtHallo Frau Schneider,
die Unterlagen habe ich erhalten. Ich melde mich bis Donnerstag mit dem Angebot.
Viele Grüße
Was KI im Büroalltag übernimmt
- E-Mails diktieren: frei sprechen, mit „äh“ und Versprechern. Heraus kommt eine versandfertige Mail mit Anrede, Absätzen und Gruß.
- E-Mails schreiben lassen: „Schreib Herrn Hannes, dass er die Verträge bis Freitag zurückschicken soll“ wird zur fertigen Nachricht.
- Umformulieren: Text markieren und „freundlicher“, „kürzer“ oder „auf Englisch“ sagen.
- Zusammenfassen: Lange Mail markieren, „Welche Aufgaben ergeben sich für mich?“ fragen.
- Abschreiben: Tabelle in einer PDF einrahmen, „Schreib die Tabelle ab“, in Excel einfügen.
- Protokolle: Besprechungen aufnehmen, Entscheidungen und Aufgaben stehen danach bereit.
Kann KI eine Sekretärin ersetzen?
Nein, und das ist auch nicht das Ziel. SpeechToWork nimmt keine Anrufe an und verwaltet keine Termine. Es nimmt Ihnen und Ihrem Sekretariat das Tippen und Formulieren ab. Die gewonnene Zeit bleibt für Mandanten, Kunden und alles, was Fingerspitzengefühl braucht.
E-Mails von der KI schreiben lassen, ohne Daten preiszugeben
Die meisten KI-Werkzeuge schicken Ihren Text an einen Server. Für Kundennamen, Preise oder Personaldaten ist das heikel. SpeechToWork verarbeitet alles auf dem Windows-PC: Erkennung, Formulierung und Umschreiben. Es gibt kein Konto, keinen Upload und keine Kosten pro Nutzung.
Ihr Vorteil
Darum passt SpeechToWork zu dieser Aufgabe.
In jedem Programm
Outlook, Word, Browser, ERP oder Branchensoftware. Ohne Plugin und ohne Schnittstelle.
Kundendaten im Haus
Alles läuft lokal. Kein Upload, kein AV-Vertrag für Ihre Diktate.
Datenschutz
Lokal heißt lokal. Ohne Kleingedrucktes.
Spracherkennung und Sprachmodell sind auf Ihrem PC installiert und rechnen dort. Was Sie diktieren, steht danach in Ihrem Programm und sonst nirgends. So funktioniert der Datenweg.
Kein Upload
Audio und Text bleiben auf Ihrem Rechner. Es gibt keinen Server, der mithört, und keinen KI-Anbieter im Hintergrund.
DSGVO ohne Umwege
Kein Dritter verarbeitet Ihre Diktate. Dafür brauchen Sie keinen AV-Vertrag und keine Prüfung von Drittlandtransfers.
Läuft ohne Internet
Nach der Installation arbeitet SpeechToWork offline. Eine Verbindung braucht nur die Lizenzprüfung.
Anwendungsfälle
12 Beispiele für Büro und Sekretariat.
So nimmt SpeechToWork Ihnen im Alltag Arbeit ab. Jedes Beispiel funktioniert heute, lokal auf Ihrem Rechner.
DiktierenAufnahmetaste halten
E-Mail beantworten, während Sie noch lesen
Outlook · Neue Nachricht
Anschneider@kundin.de
BetreffAW: Ihre Unterlagen
Sie sagenHallo Frau Schneider, äh die Unterlagen sind da, ich melde mich bis Mittwoch, nein, bis Donnerstag.
Hallo Frau Schneider,
die Unterlagen sind da. Ich melde mich bis Donnerstag.
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
- Geschäftsführung
Nachricht verfassenAufnahmetaste halten
Aus einem Satz wird eine fertige E-Mail
Outlook · Neue Nachricht
Anp.hannes@hannes-bau.de
BetreffVerträge
Sie sagenSchreib Herrn Hannes, dass er die Verträge unterschreiben und bis Freitag zurückschicken soll.
Hallo Herr Hannes,
bitte unterschreiben Sie die Verträge und schicken Sie sie bis Freitag an uns zurück.
Viele Grüße
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
- Agentur und Beratung
Nachricht verfassenAufnahmetaste halten
Kurze Chat-Nachricht in Teams oder Slack
Teams · Chat
JJonas Weber
Wann treffen wir uns heute?
Sie sagenSchreib Jonas, dass das Meeting auf 15 Uhr verschoben ist.
Hey Jonas, das Meeting ist auf 15 Uhr verschoben.
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Agentur und Beratung
- Geschäftsführung
Zusammenfassen und fragenText markieren, Taste halten
Lange E-Mail in drei Sätzen
Outlook · Posteingang
VonMartin Schulze
BetreffProjekt Website: Stand
Hallo zusammen, nach unserem Termin gestern möchte ich die Punkte festhalten. Die Texte liefert Frau Berger bis zum 31. Oktober. Der Onlinegang ist für den 15. November geplant. Offen ist noch, ob wir einen Shop brauchen …
Sie sagenFass das zusammen.
Zusammenfassung- Texte bis 31. Oktober
- Onlinegang am 15. November
- Offen: Shop ja oder neinLiegt in der Zwischenablage · Strg+V
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Geschäftsführung
- Kanzlei
Zusammenfassen und fragenText markieren, Taste halten
Aufgaben aus einer E-Mail ziehen
Outlook · Posteingang
VonSabine Roth
BetreffAnfrage Angebot
Können Sie uns bis Freitag ein Angebot schicken? Bitte nehmen Sie Frau Berger in CC und hängen Sie zwei Referenzen an.
Sie sagenWelche Aufgaben ergeben sich für mich?
Ihre Aufgaben☐ Angebot bis Freitag schicken
☐ Frau Berger in CC nehmen
☐ Zwei Referenzen anhängenLiegt in der Zwischenablage · Strg+V
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Geschäftsführung
- Agentur und Beratung
Markierten Text bearbeitenText markieren, Taste halten
Rechtschreibung prüfen, bevor es rausgeht
Word · Bericht_Baustelle.docx
Die Estricharbeiten sind abgeschlossen, das Aufmaß folgt morgen. Bitte prüfen Sie, ob die Rechnung stimmt.
Sie sagenPrüf das auf Rechtschreibung.
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Kanzlei
- Steuerberatung und Buchhaltung
Zusammenfassen und fragenText markieren, Taste halten
Zu harsch? Vor dem Senden fragen
Outlook · Posteingang
Anbuchhaltung@kunde.de
BetreffOffene Rechnung 2026-117
Wie schon dreimal gesagt: Die Rechnung ist seit zwei Wochen überfällig.
Sie sagenKlingt das zu hart?
EinschätzungEtwas scharf: „Wie schon dreimal gesagt“ wirkt vorwurfsvoll.
Vorschlag: Die Rechnung ist seit zwei Wochen fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis Freitag.Liegt in der Zwischenablage · Strg+V
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
- Geschäftsführung
DiktierenAufnahmetaste halten
Formular oder Webseite mit Text füllen
Browser · Kontaktformular
steuerkanzlei-krueger.de/kontakt
Ihre Nachricht
Sie sagenIch hätte gern einen Beratungstermin nächste Woche, am liebsten Dienstagvormittag.
Ich hätte gern einen Beratungstermin nächste Woche, am liebsten Dienstagvormittag.
Fertig
- Büro und Verwaltung
TextbausteineAuslöser sprechen
Wiederkehrende Texte auf Zuruf
Outlook · Neue Nachricht
Anm.schulze@schulze-gmbh.de
BetreffUnser Angebot vom 12. September
Sie sagenAngebot nachfassen, Herr Schulze, zwölfter September.
Guten Tag Herr Schulze,
zu unserem Angebot vom 12. September wollte ich kurz nachfragen, ob noch Fragen offen sind.
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
- Handwerk und Bau
TextbausteineAuslöser sprechen
E-Mail-Signatur per Sprache
Outlook · Neue Nachricht
Aninfo@lieferant.de
BetreffLieferung erhalten
Sie sagenVielen Dank und füge meine Signatur ein.
Vielen Dank!
Viele Grüße
Anna Weber
Weber Haustechnik GmbH · Tel. 0391 123 45 67
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Vertrieb und Kundenservice
TätigkeitsberichtReiter Protokoll
Wochenbericht aus dem, was Sie diktiert haben
SpeechToWork · Protokoll
- MoE-Mails Lindner, Angebot Website
- MiTelefonat Frau Keller
- FrProtokoll Teambesprechung
WochenberichtLindner: Angebot Website (Mo)
Keller: Terminabstimmung (Mi)
Offen: Rückmeldung zum ShopLiegt in der Zwischenablage · Strg+V
Fertig
- Büro und Verwaltung
- Agentur und Beratung
- Geschäftsführung
Meeting-Protokoll2× tippen, Meeting
Protokoll der Teambesprechung
Teams · Besprechung
- Frau BergerDie Texte liefere ich bis Ende Oktober.
- IchDann peilen wir den 15. November an.
- Herr LindnerDas Angebot passe ich bis morgen an.
ProtokollEntscheidung: Onlinegang am 15. November
☐ Frau Berger: Texte (bis 31.10.)
☐ Herr Lindner: Angebot (bis morgen)Liegt in der Zwischenablage · Strg+V
Fertig
- Geschäftsführung
- Agentur und Beratung
- Büro und Verwaltung
Gut zu wissen
Häufige Fragen
Wie kann KI im Büro helfen?
Vor allem beim Schreiben: E-Mails, Antworten, Protokolle und Notizen entstehen per Sprache, die KI formuliert sie fertig. Dazu kommt das Auswerten: lange Mails zusammenfassen, Aufgaben herausziehen, Tabellen vom Bildschirm abschreiben.
Was kann KI im Büro übernehmen?
Routineschreibarbeit: Antworten auf Anfragen, Rückfragen, Nachfass-Mails, Protokolle, Gesprächsnotizen und das Abtippen von Belegen oder Tabellen. Entscheidungen und Rücksprachen bleiben bei Ihnen.
Welche KI eignet sich fürs Büro?
Eine, die ohne Schulung funktioniert und in den Programmen arbeitet, die Sie schon nutzen. SpeechToWork braucht nur eine Taste und schreibt überall dort, wo der Cursor steht. Weil es lokal läuft, dürfen auch Kundendaten verarbeitet werden.
Kann KI eine Sekretärin ersetzen?
Nein. SpeechToWork nimmt keine Anrufe an und plant keine Termine. Es beschleunigt die Schreibarbeit, sowohl für das Sekretariat als auch für alle, die ihre Texte bisher selbst tippen.
Kann ich E-Mails von einer KI schreiben lassen, ohne Daten preiszugeben?
Ja, mit einer lokalen KI. SpeechToWork formuliert E-Mails auf Ihrem Rechner. Der Text geht nur dorthin, wo Sie ihn einfügen, sonst nirgends.
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Testen Sie SpeechToWork 14 Tage kostenlos
Sie bekommen den Download und einen Testzugang per E-Mail. Die Installation dauert wenige Minuten, danach arbeitet alles auf Ihrem Rechner.
- Volle Funktionen, ohne Zahlungsdaten
- Endet automatisch, keine Kündigung nötig
- Ihre Diktate verlassen den Rechner auch im Test nicht