Protokolle in Minuten
Beschlüsse und Aufträge einsprechen oder die Versammlung mit Einwilligung aufnehmen.
100 % lokal · DSGVO-konform ohne Cloud
KI für die Hausverwaltung: Protokolle und Mieterpost per Sprache
Eigentümerversammlungen, Begehungen, Mieteranfragen, Handwerkertermine: In der Hausverwaltung stapelt sich die Schreibarbeit. SpeechToWork macht aus Gesprochenem fertige Protokolle und Antworten, direkt auf Ihrem Rechner.
- Protokollmit Beschlüssen und Aufgaben, lokal ausgewertet.
- ≈ 1 svom Loslassen der Taste bis zum fertigen Text, gemessen auf unserem Testrechner.
- 100 %bleibt auf Ihrem Computer. Nichts wird ins Internet geschickt.
Ein Beispiel
So klingt es. So steht es da.
Sie sagenBeschluss zu Tagesordnungspunkt drei, Dachsanierung, angenommen mit zwölf Ja-Stimmen, zwei Nein, eine Enthaltung, die Verwaltung holt bis Januar drei Angebote ein.
Im Programm stehtTOP 3: Dachsanierung
Beschluss: angenommen (12 Ja, 2 Nein, 1 Enthaltung)
☐ Verwaltung: drei Angebote einholen (bis Januar)
Protokoll der Eigentümerversammlung
Nach der Versammlung sprechen Sie Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse und Aufträge ein, SpeechToWork formt daraus eine saubere Niederschrift. Mit Einwilligung aller Anwesenden können Sie die Versammlung auch aufnehmen und lokal auswerten lassen: Transkript mit Sprechertrennung, dazu ein Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben.
Die Niederschrift bleibt Ihr Dokument. Prüfen Sie Beschlusswortlaut und Abstimmungsergebnisse vor dem Versand, wie bei jedem Protokoll. Was in ein Protokoll gehört, zeigt unsere Protokoll-Vorlage mit Beispiel.
Mieteranfragen schneller beantworten
- Anfrage markieren und sagen: „Antworte, dass der Handwerker am Donnerstag zwischen 8 und 12 Uhr kommt.“
- Wiederkehrende Schreiben als Textbausteine: Terminankündigungen, Hinweise zur Nebenkostenabrechnung, Hausordnung.
- Lange Schreiben zusammenfassen: „Was will der Mieter, und bis wann?“
Begehungen und Mängel festhalten
Beim Rundgang Sprachnachrichten aufnehmen und später auf den Rechner ziehen. SpeechToWork schreibt sie mit Zeitmarken ab, aus dem Text wird per Zuruf eine Mängelliste. Mieterdaten, Adressen und Schäden bleiben dabei auf Ihrem Rechner.
Begriffe aus Wohnungseigentum, Mietrecht und Grundbuch kennt das Fachwörterbuch Immobilienmakler, das für Makler und Verwalter gedacht ist.
Ihr Vorteil
Darum passt SpeechToWork zu dieser Aufgabe.
Mieterpost im Griff
Antworten auf Zuruf, Textbausteine für wiederkehrende Schreiben.
Mieterdaten im Haus
Alles läuft lokal. Kein Upload, kein Cloud-Anbieter.
Datenschutz
Lokal heißt lokal. Ohne Kompromisse.
Spracherkennung und Sprachmodell sind auf Ihrem Rechner installiert und rechnen dort. Was Sie diktieren, steht danach in Ihrem Programm und sonst nirgends. So funktioniert der Datenweg.
Kein Upload
Audio und Text bleiben auf Ihrem Rechner. Es gibt keinen Server, der mithört, und keinen KI-Anbieter im Hintergrund.
DSGVO ohne Umwege
Kein Dritter verarbeitet Ihre Diktate. Dafür brauchen Sie keinen AV-Vertrag und keine Prüfung von Drittlandtransfers.
Läuft ohne Internet
Nach der Installation arbeitet SpeechToWork offline. Eine Verbindung braucht nur die Lizenzprüfung.
Anwendungsfälle
8 Beispiele für Hausverwaltungen.
So nimmt SpeechToWork Ihnen im Alltag Arbeit ab. Jedes Beispiel funktioniert heute, lokal auf Ihrem Rechner.
Meeting-Protokoll2× tippen, Meeting
Eigentümerversammlung protokollieren
Teams · Besprechung
- Herr KurzWir stimmen über die Dachsanierung ab.
- Frau AdamDafür, aber bitte drei Angebote.
- VerwaltungDie holen wir bis Januar ein.
ProtokollBeschluss: Dachsanierung angenommen
☐ Verwaltung: drei Angebote einholen (bis Januar)Liegt in der Zwischenablage · Strg+V
Fertig
- Hausverwaltung
- Immobilien
Dokument befragenHineinziehen oder 2× tippen, Dokument
Mietvertrag prüfen: Kündigungsfrist und Kosten
SpeechToWork · Dokument
PDFMietvertrag_Hegelstrasse12.pdf14 Seiten
- BeträgeKaltmiete 780 €, Betriebskosten 190 € [Seite 3]
- FristenKündigung drei Monate zum Monatsende [Seite 7]
- Worauf achtenStaffelmiete ab 01.01.2027 [Seite 5]
Sie fragenDarf die Miete 2027 steigen?
Antwort aus dem DokumentJa, als Staffelmiete: Ab 01.01.2027 steigt die Kaltmiete um 25 € auf 805 € [Seite 5].Die Datei bleibt auf Ihrem Rechner
Fertig
- Hausverwaltung
- Immobilien
- Büro und Verwaltung
AntwortenNachricht markieren, Taste halten
Mieteranfrage beantworten
Outlook · Posteingang
VonMurat Yilmaz
BetreffHeizung Wohnung 4
Guten Tag, meine Heizung wird seit gestern nicht mehr warm. Wann kann jemand kommen? Murat Yilmaz, Wohnung 4
Sie sagenAntworte, dass der Handwerker am Donnerstag zwischen 8 und 12 Uhr kommt.
AntwortGuten Tag Herr Yilmaz,
der Handwerker kommt am Donnerstag zwischen 8 und 12 Uhr. Bitte sorgen Sie dafür, dass die Wohnung zugänglich ist.
Freundliche Grüße
Ihre HausverwaltungLiegt in der Zwischenablage · Strg+V
Fertig
- Hausverwaltung
Gesprächsnotiz2× tippen, Notiz
Anruf eines Mieters als Gesprächsnotiz
Verwaltersoftware
WEG Hegelstraße 12 · Wohnung 4
Gesprächsnotiz
Sie sagenHerr Yilmaz aus Wohnung vier hat angerufen, die Heizung wird seit gestern nicht warm, ich beauftrage heute den Heizungsbauer, er ist Donnerstagvormittag zu Hause.
Gespräch mit: Herr Yilmaz, Wohnung 4
Anliegen: Heizung wird nicht warm
Eckdaten: seit gestern
☐ Ich: Heizungsbauer beauftragen (heute)
☐ Herr Yilmaz: Donnerstagvormittag zu Hause
Notiz gespeichert1 Aufgabe auf dem Zettel
Fertig
- Hausverwaltung
- Immobilien
DiktierenAufnahmetaste halten
Beschluss direkt nach der Versammlung festhalten
Verwaltersoftware
WEG Hegelstraße 12 · Versammlung 2026
Niederschrift
Sie sagenBeschluss zu Tagesordnungspunkt drei, Dachsanierung, angenommen mit zwölf Ja-Stimmen, zwei Nein, eine Enthaltung.
TOP 3: Dachsanierung
Beschluss: angenommen (12 Ja, 2 Nein, 1 Enthaltung)
Fertig
- Hausverwaltung
TextbausteineAuslöser sprechen
Aushang fürs Treppenhaus
Word · Aushang.docx
Sie sagenAushang Wasserabstellung, Dienstag, achtzehnter November, neun bis zwölf Uhr.
Wichtiger Hinweis
Am Dienstag, 18. November, wird von 9 bis 12 Uhr das Wasser abgestellt. Wir bitten um Ihr Verständnis.
Ihre Hausverwaltung
Fertig
- Hausverwaltung
Audio zusammenfassenHineinziehen oder 2× tippen, Audio
Mängelliste aus der Sprachnachricht
SpeechToWork · Dateien
- DateiRundgang_Hegelstrasse.m4a · 3:40 min
Text[00:12] Küche: Silikonfuge gerissen
[01:05] Bad: Fliese gesprungen
[02:40] Flur: Türschwelle lockerAuch als Textdatei im Ordner „Umwandlungen“
Fertig
- Handwerk und Bau
- Hausverwaltung
- Immobilien
Gedächtnis fragen2× tippen, Fragen
Offene Rückrufe der Woche
SpeechToWork · Gedächtnis
- MoNotiz Frau Keller · Aufmaß Bad
- MiSprachnachricht Herr Kurz · Dach
Sie fragenWen muss ich diese Woche noch zurückrufen?
Aus Ihrem Gedächtnis☐ Frau Keller: Termin fürs Aufmaß (seit Montag)
☐ Herr Kurz: drei Angebote fürs Dach (seit Mittwoch)
→ Quellen: Notiz 22.09., Sprachnachricht 24.09.Mit Quelle · alles bleibt auf Ihrem Rechner
Fertig
- Handwerk und Bau
- Hausverwaltung
- Immobilien
Gut zu wissen
Häufige Fragen
Kann KI das Protokoll der Eigentümerversammlung schreiben?
Sie kann den Entwurf schreiben. Sie sprechen Beschlüsse und Ergebnisse ein oder nehmen die Versammlung mit Einwilligung auf, SpeechToWork formuliert die Niederschrift. Prüfen und unterschreiben müssen Sie und die übrigen Unterzeichner sie weiterhin selbst.
Bis wann muss das Protokoll der Eigentümerversammlung vorliegen?
Das Gesetz nennt keine feste Frist, verlangt aber eine unverzügliche Niederschrift. Nach verbreiteter Rechtsprechung sollte sie deutlich vor Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist vorliegen, meist wird etwa eine Woche vorher genannt. Im Einzelfall klären Sie das bitte mit Ihrer Rechtsberatung.
Wer muss das Protokoll der Eigentümerversammlung unterschreiben?
Nach § 24 Abs. 6 WEG unterschreiben der Vorsitzende der Versammlung und ein Wohnungseigentümer, gibt es einen Verwaltungsbeirat, zusätzlich dessen Vorsitzender oder Vertreter. Diese Angabe ersetzt keine Rechtsberatung.
Darf die Eigentümerversammlung für das Protokoll aufgezeichnet werden?
Nur mit Einwilligung aller Anwesenden. Ohne Einwilligung ist die Aufnahme des nicht öffentlich gesprochenen Wortes unzulässig. SpeechToWork nimmt nur auf, wenn Sie es starten. Die Aufnahme bleibt auf Ihrem Rechner und kann nach der Auswertung gelöscht werden.
Wie beantworte ich Mieteranfragen schneller?
Anfrage markieren, in einem Satz sagen, was geantwortet werden soll, fertig. SpeechToWork schreibt die Antwort im passenden Ton, mit Ihrem Namen und Ihrer Signatur. Wiederkehrende Schreiben legen Sie als Textbausteine mit Platzhaltern an.
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- Unter Windows: „Weitere Informationen“, dann „Trotzdem ausführen“.
Das Setup ist digital signiert, Herausgeber ist Danilo à Tellinghusen. Prüfen können Sie das mit Rechtsklick auf die Datei, „Eigenschaften“, Reiter „Digitale Signaturen“. Die Mac-Version ist von Apple notarisiert.
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