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Telefonnotiz: eine Vorlage und ein Weg, sie nie wieder auszufüllen

Eine gute Telefonnotiz hält fest, wer angerufen hat, worum es ging und was jetzt zu tun ist. Hier finden Sie eine bewährte Vorlage. Und Sie sehen, wie dieselbe Notiz in zwanzig Sekunden entsteht, indem Sie einfach erzählen, was besprochen wurde.

14 Tage kostenlos testen Alle Funktionen

Mann spricht nach einem Telefonat eine Notiz ein

4 TeileGespräch mit, Anliegen, Eckdaten, nächste Schritte.
JSONAuf Wunsch als Datensatz per Webhook an Ihr CRM.
100 %bleibt auf Ihrem Computer. Nichts wird ins Internet geschickt.

Ein Beispiel

So klingt es. So steht es da.

Sie sagenIch hab grad mit Herrn Lindner von der Tischlerei Lindner telefoniert, der braucht eine neue Website, weil die alte nicht auf dem Handy funktioniert. Budget so um die 3500 Euro. Ich schick ihm bis Freitag ein Angebot und er mir bis Mittwoch Texte und Logo. Nächster Termin am 2. Oktober um 10 Uhr bei ihm.

Im Programm stehtGespräch mit: Herr Lindner, Tischlerei Lindner Anliegen: Herr Lindner benötigt eine neue Website, da die aktuelle Version nicht mobilfreundlich ist. Eckdaten: - Budget: ca. 3.500 € - Nächster Termin: 2. Oktober, 10 Uhr, bei ihm Nächste Schritte: ☐ Ich: Angebot senden (bis Freitag) ☐ Herr Lindner: Texte und Logo liefern (bis Mittwoch)

Vorlage für die Telefonnotiz

Datum und Uhrzeit
Anruf von / an
Firma
Telefon / E-Mail
Anliegen
Besprochen / Eckdaten
Vereinbart
Nächste Schritte: wer, was, bis wann
Aufgenommen von

Tipp: Markieren Sie die Vorlage, kopieren Sie sie in Word oder als Outlook-Vorlage. Wichtiger als die Form ist die letzte Zeile: Eine Telefonnotiz ohne „wer macht was bis wann“ ist nur eine Erinnerung.

Warum Telefonnotizen im Alltag trotzdem fehlen

Die Vorlage ist nicht das Problem. Das Problem ist der Moment nach dem Auflegen: Das nächste Gespräch wartet, die Notiz wird auf später verschoben, und später ist die Hälfte vergessen. Was dann im CRM steht, ist ein Stichwort ohne Termin und ohne Verantwortlichen.

Sprechen geht schneller als Ausfüllen. Mit SpeechToWork halten Sie nach dem Telefonat eine Taste und erzählen in zwanzig Sekunden, was war. Den Rest übernimmt die Software.

So entsteht die Gesprächsnotiz per Sprache

Stil „Gesprächsnotiz“ wählen, Taste halten, frei sprechen.
SpeechToWork ordnet das Gesagte: Gespräch mit, Anliegen, Eckdaten, nächste Schritte.
Aufgaben erscheinen als abhakbare Liste mit Verantwortlichem und Termin.
Die Notiz landet in dem Programm, in dem Ihr Cursor steht, etwa in Ihrem CRM oder in Outlook.
Zusätzlich liegt sie als Datei vor und kann per Webhook an n8n, Make oder Ihr CRM gehen.

Ihr Vorteil

Darum passt SpeechToWork zu dieser Aufgabe.

Zwanzig Sekunden statt fünf Minuten

Sie erzählen, was besprochen wurde, in Ihren Worten und in beliebiger Reihenfolge.

Aufgaben gehen nicht unter

Jede Zusage wird zur Aufgabe mit Verantwortlichem und Termin, auch wenn Sie sie nur nebenbei erwähnen.

Kundendaten bleiben bei Ihnen

Namen, Budgets und Absprachen werden lokal verarbeitet und nicht an einen KI-Dienst geschickt.

Datenschutz

Lokal heißt lokal. Ohne Kleingedrucktes.

Spracherkennung und Sprachmodell sind auf Ihrem PC installiert und rechnen dort. Was Sie diktieren, steht danach in Ihrem Programm und sonst nirgends. So funktioniert der Datenweg.

Kein Upload

Audio und Text bleiben auf Ihrem Rechner. Es gibt keinen Server, der mithört, und keinen KI-Anbieter im Hintergrund.

DSGVO ohne Umwege

Kein Dritter verarbeitet Ihre Diktate. Dafür brauchen Sie keinen AV-Vertrag und keine Prüfung von Drittlandtransfers.

Läuft ohne Internet

Nach der Installation arbeitet SpeechToWork offline. Eine Verbindung braucht nur die Lizenzprüfung.

Gut zu wissen

Häufige Fragen

Was gehört in eine Telefonnotiz?

Datum und Uhrzeit, Name und Firma der Gesprächsperson, Rückrufnummer, das Anliegen in ein bis zwei Sätzen, die besprochenen Eckdaten, was vereinbart wurde und die nächsten Schritte mit Verantwortlichem und Termin. Wer die Notiz aufgenommen hat, gehört ebenfalls dazu, wenn mehrere Personen Anrufe annehmen.

Kann ich die Telefonnotiz direkt in Outlook oder mein CRM schreiben?

Ja. SpeechToWork fügt die fertige Notiz dort ein, wo Ihr Cursor steht: in eine Outlook-Aufgabe, eine E-Mail, ein Notizfeld im CRM oder ein Word-Dokument. Eine Anbindung ist dafür nicht nötig.

Nimmt SpeechToWork das Telefonat selbst auf?

Nein. Für die Gesprächsnotiz sprechen Sie nach dem Telefonat selbst und fassen zusammen. Das ist rechtlich unkritisch, weil Sie nur Ihre eigene Stimme aufnehmen. Gespräche mitzuschneiden ist nur mit Einwilligung aller Beteiligten erlaubt.

Wie kommt die Notiz in mein CRM?

Entweder direkt per Diktat in das Notizfeld oder automatisch: Jede Gesprächsnotiz liegt auch als strukturierte JSON-Datei vor. Tragen Sie in den Einstellungen eine Webhook-Adresse ein, sendet SpeechToWork die Felder an Ihr Automationswerkzeug, das sie im CRM anlegt.

Testen Sie SpeechToWork 14 Tage kostenlos

Sie bekommen den Download und einen Testzugang per E-Mail. Die Installation dauert wenige Minuten, danach arbeitet alles auf Ihrem Rechner.

Volle Funktionen, ohne Zahlungsdaten
Endet automatisch, keine Kündigung nötig
Ihre Diktate verlassen den Rechner auch im Test nicht